Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие требования установлены к печати организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.
Общества с ограниченной ответственностью разрешили работать без печати много позднее — в 2015 году. Теперь наличие круглой печати компании на документах также не обязательно, если это условие отражено в уставе фирмы. Скрепление договоров с партнерами с помощью печати требуется только в ситуации, когда контрагент не допускает иного варианта заверения документов в своем уставе или его требование обосновано иными важными критериями.
Когда печать ООО должна использоваться:
- При обращении в банк с целью открытия расчетного счета
- При заверении бухгалтерских документов и кассовой документации
- Для регистрации полномочий доверенного лица при обращении в административный суд от имени компании
- При выдаче документов об образовании
- Для оформления сделок продажи с залоговыми объектами
Когда печать обязательна
Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.
| Основание | Печать обязательна |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций | Квитанция к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) Последняя страница кассовой книги (форма № КО-4) |
| Пункт 5.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций от 11-03-2014 г. | Платежные документы, по которым организация перечисляет денежные средства |
| Пункты 3, 5 и 6 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 | Бланки строгой отчетности |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-25) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1) Поручение-обязательство (форма № КР-2) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) Общий журнал работ (форма № КС-6) Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма № КС-8) Акт о приостановлении строительства (форма № КС-17) Акт о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 | Справка для расчетов за выполненные работы (форма № ЭСМ-7) Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) Путевые листы всех типов транспортных средств |
| Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Доверенность (формы № М-2, М-2а) акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 | Акт о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73) Командировочное удостоверение (форма № Т-10) |
| Пункт 29 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 | Исправленный счет-фактура |
| Приказы Минфина России об утверждении форм деклараций | Налоговая декларация |
Требования к печати для ООО
Принятый в апреле 2015 года ФЗ № 82 внес изменение в ряд действующих законодательных актов РФ и освободил ООО от обязательного использования круглой печати в своей хозяйственной деятельности. Соответствующие корректировки коснулись некоторых статей ГК и ТК РФ. Внесенные в действующее законодательство изменения вступили в силу 7 апреля 2015 года.
Согласно указанным нововведениям, свою печать ООО могут теперь не использовать при оформлении документов, связанных с оборотом этилового спирта и произведенных на его основе продуктов, в двойных складских свидетельствах. Для этого была изменена статья 913 ГК РФ. Разрешено не использовать печать при регистрации ценных бумаг и недвижимости. Изменения в статье 230 ТК РФ позволяют ООО не ставить печать в трудовых книжках работников. Соответствующее разъяснение было дано в Письме Роструда № 1168-6-1 от 15.05.2015.
Несмотря на данное обстоятельство, полностью избавиться от круглой печати ООО вряд ли получится. Обязательные требования к печати ООО в 2022 году остались прежними. Они определены ГОСТ Р 51511-2001. Оттиск печати ООО должен содержать полное наименование хозяйствующего субъекта на русском языке, его местонахождение, логотип организации или герб РФ, ОГРН и ИНН. Стандартный диаметр печати равен 50 мм.
Сведения о наличии у общества печати должны содержаться в учредительных документах хозяйствующего субъекта. Каждое юридическое лицо может разработать свое внутреннее положение о печатях и штампах, в котором будут описаны все виды используемых оттисков и их предназначение. Обязательная регистрация печати действующим законодательством не предусмотрена.
Изготовители предлагают различные способы защиты печатей от подделок, но только за дополнительную плату. В частности, печать может содержать в себе:
- микротекст – символы, высотой не более 0,8 мм. Наиболее распространенный способ защиты;
- макраме – специальный сложный рисунок в виде узорчатой сетки;
- полутоновые рисунки. Это картинки или фотографии, проявляющиеся на оттиске печати в половину тона от глубины основного цвета;
- намеренное искажение шрифта и изображений на печати;
- УФ-метки. Данный способ защиты подразумевает, что эти отметки будут видны только в ультрафиолетовом свете.
Таким образом, если подходить к изготовлению печати при соблюдении всех необходимых требований, то, несмотря на необязательность с точки зрения закона, ее наличие может оказаться серьезным подспорьем в деятельности индивидуального предпринимателя или какой-либо коммерческой структуры.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Заказать печать можно в специальной фирме, занимающейся изготовлением подобной продукции. Возможно, что потребуется предоставить копию свидетельства о регистрации. Процесс изготовления печати занимает от нескольких часов до нескольких дней, а ее стоимость зависит от нескольких факторов, в том числе от объема информации на оттиске, типа оснастки и т. п.
При оформлении заказа на изготовление печати компании и индивидуальные предприниматели предпочитают следовать требованиям ГОСТов Р 51511-2001, Р 6.30-2003 и Р 7.0.8-2013, в которых регламентирован выпуск гербовой продукции. Чаще всего выбираются круглые печати диаметром 38 мм–42 мм с голубым, синим либо фиолетовым оттиском, где размещается следующая информация:
- полное наименование ООО или ИП;
- организационно-правовая форма;
- местонахождение;
- ОГРИП/ОГРН;
- Символика (за исключением герба РФ).
Какие требования предъявляются к печатям ООО?
В действующем законодательстве не содержится перечня обязательных реквизитов печати, однако это не означает, что она может быть любой. Как известно, печать изготавливается для заверения различных документов (в том числе при взаимодействии с государственными органами) и оформления бланков. Поэтому вполне естественно, что она должна иметь определенные элементы, которые позволят соотнести ее с конкретной компанией. Согласно общепринятым нормам, печати ООО содержат следующие реквизиты:
- сведения об организационно-правовой форме;
- наименование компании;
- ОГРН;
- ИНН;
- юридический адрес.
По форме она должна быть круглой. Информация, содержащаяся в оттиске, указывается на русском языке. Если в наименовании компании есть слова или аббревиатуры на иностранных языках (или на языках народов России), их также можно включить в текст оттиска.
Когда без печати не обойтись
Законодательство Российской Федерации, регулирующее деятельность индивидуального предпринимателя (Гражданский кодекс, Федеральный закон № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), не обязывает ИП иметь печать. При этом в ряде подзаконных актов можно встретить указание на необходимость заверять документы печатью. Например, в Постановлении Правительства РФ № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» в пункте 3 написано о том, что обязательным реквизитом бланка строгой отчетности, который оформляет ИП, является «должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя)».
Нужна ли печать на договоре
Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).
Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).
Без печати можно заключать и трудовые договоры, поскольку статья ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.
Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам
Требования к печати для ООО
Принятый в апреле 2015 года ФЗ № 82 внес изменение в ряд действующих законодательных актов РФ и освободил ООО от обязательного использования круглой печати в своей хозяйственной деятельности. Соответствующие корректировки коснулись некоторых статей ГК и ТК РФ. Внесенные в действующее законодательство изменения вступили в силу 7 апреля 2015 года.
Согласно указанным нововведениям, свою печать ООО могут теперь не использовать при оформлении документов, связанных с оборотом этилового спирта и произведенных на его основе продуктов, в двойных складских свидетельствах. Для этого была изменена статья 913 ГК РФ. Разрешено не использовать печать при регистрации ценных бумаг и недвижимости. Изменения в статье 230 ТК РФ позволяют ООО не ставить печать в трудовых книжках работников. Соответствующее разъяснение было дано в Письме Роструда № 1168-6-1 от 15.05.2015.
Несмотря на данное обстоятельство, полностью избавиться от круглой печати ООО вряд ли получится. Обязательные требования к печати ООО в 2022 году остались прежними. Они определены ГОСТ Р 51511-2001. Оттиск печати ООО должен содержать полное наименование хозяйствующего субъекта на русском языке, его местонахождение, логотип организации или герб РФ, ОГРН и ИНН. Стандартный диаметр печати равен 50 мм.
Сведения о наличии у общества печати должны содержаться в учредительных документах хозяйствующего субъекта. Каждое юридическое лицо может разработать свое внутреннее положение о печатях и штампах, в котором будут описаны все виды используемых оттисков и их предназначение. Обязательная регистрация печати действующим законодательством не предусмотрена.
Нужно ли менять устав в связи с решением об использовании печати
Как мы уже сказали, законодатели предусмотрели, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. Но как быть, если компания создана в те времена, когда наличие печати было обязательным, и упоминания в уставе не требовалось? Приходим к следующим выводам:
- если в уставе ничего про печать не сказано, то можно оставить его в таком виде. Но тогда получится, что у организации печати нет и, соответственно, пользоваться ей нельзя;
- если организация желает официально закрепить наличие печати, то в устав нужно внести изменения. Но тогда получится, что печать придется использовать даже в тех случаях, когда проставление печати необязательно.
Какой должна быть печать
Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511–2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.
Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА.
Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:
- круглый — окружность диаметром 38-42 мм;
- треугольный – равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
- прямоугольный — прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.
Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:
- полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение (населённый пункт);
- номер государственной регистрации.
Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.
Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.
Когда без печати не обойтись
Законодательство Российской Федерации, регулирующее деятельность индивидуального предпринимателя (Гражданский кодекс, Федеральный закон № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), не обязывает ИП иметь печать. При этом в ряде подзаконных актов можно встретить указание на необходимость заверять документы печатью. Например, в Постановлении Правительства РФ № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» в пункте 3 написано о том, что обязательным реквизитом бланка строгой отчетности, который оформляет ИП, является «должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя)».
Нужна ли печать ИП и ООО
После регистрации фирмы, будь то ООО или ИП необходимо изготовить печать. Печать для ИП не является обязательным атрибутом, т.к. по законодательству РФ индивидуальные предприниматели могут обходиться без расчетного счета в банке и печати, но для собственного удобства при взаиморасчете с поставщиками или клиентами будет удобнее использовать в работе печать. Общества с ограниченной ответственностью обязаны иметь печать, но на данный момент рассматривается альтернатива замены на ЭЦП (электронно-цифровая подпись), но даже если это нововведение примут, печать не выйдет из обихода и будет обществом регулярно использоваться.
Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
- Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
- Соблюдение полей:
- 20 мм – верхнее и нижнее;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – левое;
- В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
- Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
- Межбуквенный интервал – обычный;
- Единичный пробел между словами;
- Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
- Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
- Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
- Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.