Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как покупателю отразить недопоставку, выявленную после приемки товаров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отражение в учете оплаты поставщику (операция 1.1 «Перечисление предварительной оплаты») в программе регистрируется с помощью документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (раздел Банк и касса — подраздел Банк — Банковские выписки), который может быть создан вручную или сформирован на основании выгрузки из других внешних программ (например, «Клиент-банк»).
Документооборот при приемке товара
Категории документов, используемые при приемке товара, можно разделить на две большие категории:
- товаросопроводительная документация поставщика;
- акты о несоответствии, оформленные магазином.
В составе ТСД могут быть документы о качестве и характеристиках продукции, а также о переходе права собственности на неё. К таким бумагам относят:
- счет;
- счет-фактура;
- технический паспорт, инструкция;
- универсальный передаточный документ;
- налоговая накладная;
- акт приема-передачи товара;
- расходная товарная накладна;
- товаротранспортная накладная;
- упаковочный лист;
- ГОСТ;
- спецификация;
- сертификат качества;
- доверенность.
Основания для проведения описи имущества
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Порядок составления договора
Документ поможет избежать претензий от покупателя в случае выявления факта недостачи, порванной упаковки, брака продукции. Можно использоваться приведенные выше инструкции и составить договор по специальным образцам – акт № ТОРГ-1, утвержденный Государственным комитетом статистики РФ №132 от 1998 г., М-7 N71 а.
Но законодательство позволяет не руководствоваться этими стандартами. Если, например, компании составили свой договор, в котором прописан индивидуальный порядок приемки. В этом случае в документе должны быть указаны сроки исполнения, места выгрузки, а также определены образцы сопроводительных документов – счетов-фактур, накладных. При заполнении документов должен быть рассмотрен пункт о возражении на наличие некачественного товара. Если покупатель подписал документ, в судебном порядке он сможет доказать свою правоту и, соответственно, не вернет брак поставщику. А это означает, что необходимо включить условие, которое гарантирует покупателю право подавать жалобы и претензии.
Прием товара по качеству
Согласно действующему законодательству, материально ответственное лицо может составить акт о несоответствии товара в срок не позднее пяти дней, если будет выявлен факт неукомплектованности груза. На определение недостатков, не обнаруженных сразу, дается четыре месяца. Нормативные сроки указываются в договоре обеими сторонами.
Проверка товара на качество определяется, как было уже указано выше, путем выборки. Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком. Проводится сверка привезенного товара с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой. Изделия осматриваются по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации. Скоропортящиеся продукты также оцениваются по запаху. Претензии к непригодной продукции предъявляются на основании соответствующего пункта в документации.
Отличия актов расхождения по ф. ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Если расхождения обнаружены при приемке товара отечественного производителя, составляют акт по форме ТОРГ-2. Когда несоответствия обнаружены при доставке продукции иностранного происхождения, оформляют документ по ф. ТОРГ-3. В отличие от акта по первой форме, он состоит из трех страниц:
- Титульного листа. Там, как и в случае с товарами отечественного производства, отражены реквизиты компании.
- На второй странице — таблица с данными о продукции: наименование, количество, код по ОКЕИ и т. д. Указывают сведения, которые числятся в сопроводительных документах и фактические (после проверки во время приемки). Вносится информация о браке и бое (если есть), расхождениях (излишек или недостача).
- Третья страница заполняется, если не требуется экспертиза. Там содержится заключение комиссии о причинах обнаруженных расхождений.
Документ подписывают председатель и члены комиссии (с указанием должностей), компетентный представитель незаинтересованной компании (торгового отдела).
Кто и для чего составляет
При проверке наличия материальных ценностей при инвентаризации или при их приемке в случае расхождения наличия, указанного в документах,с фактическим наличием, факт фиксируют документально.
Составляют документ, в котором отражают количество недостающих материальных ценностей. На его основании предъявляют претензии материально ответственным лицам или поставщику. Он служит основанием для обращения в суд с требованием о возмещении стоимости недостающих ценностей или о допоставке.
Его составляет та сторона, которая обнаружила нехватку: инвентаризационная комиссия, покупатель при приемке, подотчетное лицо при приеме материальных ценностей в подотчет. Составляют комиссионно в составе не менее трех человек. При возможности приглашают сторону, ответственную за хранение или передачу ценностей: кладовщик, водитель доставки, представитель продавца и пр.
Недостача при получении товара от поставщика: бухучет и налогообложение
Компания ГАРАНТ
Поставщик отгрузил покупателю товар на условиях последующей оплаты. Товар был доставлен самовывозом, право собственности перешло к покупателю на складе поставщика. При приемке товара на складе покупателя была обнаружена недостача некоторого количества товара. Покупатель составил акт по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию в срок, установленный договором, претензия была признана поставщиком. Должен ли поставщик в данной ситуации составить корректировочный счет-фактуру? Как отразить недопоставку товара и факт предъявления и признания претензии в бухгалтерском учете поставщика?
Согласно ст. 506 ГК РФ по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота, проверено количество и качество принятых товаров. О выявленных несоответствиях или недостатках товаров покупатель незамедлительно письменно уведомляет поставщика (п.п. 1, 2 ст. 513 ГК РФ).
Следует отметить, что порядок приемки товара по количеству и качеству, а также срок такой приемки законодательством не установлен.
Поэтому порядок приемки товара по качеству и количеству стороны могут прописать в договоре и установить срок для проверки покупателем качества и количества товара, а также срок предъявления поставщику претензий.
Бухгалтерский учет
Согласно п. 12. ПБУ 9/99 «Доходы организации» (далее ПБУ 9/99) выручка признается в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
а) организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;
б) сумма выручки может быть определена;
в) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива;
г) право собственности (владения, пользования и распоряжения) на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана);
д) расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.
Следовательно, в момент перехода права собственности на товары от продавца к покупателю (при выполнении всех остальных условий, указанных в п. 12 ПБУ 9/99) в бухгалтерском учете организации-продавца отражается операция по реализации товара.
В рассматриваемой ситуации право собственности переходит к покупателю в момент вручения товара покупателю на складе поставщика, при этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет 62 Кредит 90
— отражена выручка от продажи товаров в сумме, равной величине дебиторской задолженности покупателя;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС;
Дебет 90 Кредит 41
— списана себестоимость товаров.
Как следует из вопроса, приемка товара по количеству осуществлялась на складе покупателя. При приемке товара покупателем было выявлено расхождение фактически полученного количества товаров, по сравнению с количеством, указанным продавцом в накладных и счетах-фактурах (недостача товара). Покупатель составил акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию, которая была признана поставщиком.
Как указано в п. 6.4 ПБУ 9/99, в случае изменения обязательства по договору первоначальная величина поступления и (или) дебиторской задолженности корректируется исходя из стоимости актива, подлежащего получению организацией.
При обнаружении покупателем недостачи при приемке товара поставщик на дату приемки товара покупателем в соответствии с полученным от него актом по форме ТОРГ-2 и претензионным письмом должен скорректировать (уменьшить) на сумму претензии сумму выручки и сумму задолженности покупателя:
Дебет 62 Кредит 90
— сторно — на сумму претензии скорректирована сумма выручки (сумма задолженности покупателя за отгруженный товар).
Кроме того, следует уменьшить, соответственно, стоимость отгруженного товара, а также суммы начисленных налогов:
Дебет 90 Кредит 41
— сторно — скорректирована стоимость отгруженного товара на стоимость недопоставленного товара;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— сторно — скорректирована сумма НДС, приходящаяся на стоимость недопоставленного товара.
Поставщик может провести выборочную инвентаризацию товара на складе — по тем товарным позициям, по которым произошла недопоставка в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Понятие недопоставки и законодательное регулирование
Сразу отметим, что термин «недопоставка товара» ГК РФ не раскрывается, но содержится в отдельных статьях данного нормативно-правового акта. Правоприменительная практика позволяет выделить ситуации, которые могут расцениваться как недопоставка:
-
Расхождение в количестве товара, указанного в договоре и фактически поставленного покупателю;
-
Аналогичное расхождение между фактическим количеством товара и данными товарно-сопроводительных документов;
-
Виновные действия поставщика, ограничивающие возможность покупателя осуществить выборку товара, предусмотренную условиями договора.
Таким образом, под недопоставкой товара подразумевается любой недовоз товара, в результате которого покупатель получил меньшее количество товарно-материальных ценностей, чем было предусмотрено условиями сделки.
От недопоставки следует отличать непоставку товара. Например, если в оговоренные сроки товар не был доставлен покупателю, то это признается непоставкой, в случае же частичной поставки действия поставщика будут признаны недопоставкой.
Как составить акт о недостаче товара при приемке
Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.
Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:
- дата составления акта, место составления;
- члены комиссии, выявившие недостачу;
- товар, который подлежал проверке;
- сведения о перевозчике;
- информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
- условия хранения;
- недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
- стоимость (в том числе НДС).
После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:
- наименование товара;
- наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
- количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- брак и бой (при наличии);
- отклонение (недостача, излишки).
Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.
Важно! Акт заверяется лицами, осуществляющими приемку товара и обнаружившими недостачу. Для организации это должно быть не менее трех человек, а для ИП – один.
Составляется акт в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, где проводится сверка данных и заверение документа, а второй направляется поставщику по почте или через интернет. Но экземпляров документа может быть и больше – по числу задействованных сторон. Например, для поставщика, для покупателя и для транспортной компании.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
На счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» бухгалтер собирает информацию о том, каких сумм компания лишилась из-за потерь и недостач материальных ценностей. Сюда записывают все недостачи, которые обнаружили при инвентаризации на складе или в кассе, приемке товаров от поставщиков, оформлении документов, продаже товаров и пр.
Но есть два исключения, при которых суммы недостач не должны попасть в дебет счета 94:
- Они находятся в рамках нормативов, которые были оговорены заранее, предусмотрены в договоре или законе. Например, нормы естественной убыли или уровень потерь, которые допускает поставщик и гарантирует возмещение при превышении. Такие суммы сразу списывают в расходы.
- Они образовались из-за стихийных бедствий. Тогда суммы отправляются на счет 99 и формируют убыток.
Получается, что по дебету 94 будет показана общая сумма недостач и потерь в компании. Чтобы понять, как правильно списать суммы с этого счета и закрыть его по итогам периода, нужно сперва классифицировать операции на те, что могут быть покрыты за счет виновников, и на те, что должны быть списаны.
Проводки по выявленным недостачам
Мы не будем рассматривать примеры отражения потерь и недостач. Приведем только стандартные проводки и их значение.
| Проводка | Суть операции |
|---|---|
| Дт 94 Кт 01 | Отражаем недостачу ОС по их остаточной (первоначальной) стоимости. |
| Дт 94 Кт 07,10,43,41,15 | Списываем недостачи от порчи МЦ. |
| Дт 94 Кт 16 | Списаны отклонения в стоимости недостающих материалов. |
| Дт 94 Кт 42 | Списана сумма торговой наценки по недостающим товарам. |
| Дт 94 Кт 19 | Списан НДС по недостающим приобретенным активам. |
| Дт 94 Кт 50 | Недостача наличных или документов в кассе. |
| Дт 94 Кт 20,23,44,43,45,90 | Списаны потери, допущенные во время реализации или производства. |
| Дт 94 Кт 60 | Показываем недостачу, которую заметили при приемке МЦ. |
Особенности формирования акта, общие моменты
В случае, если вам дано задание по составлению акта о повреждении груза, а вы никогда прежде не встречались с этим документом, прочитайте приведенную ниже информацию и посмотрите пример – по его образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.
Перед тем, как приступить к детальному описанию именно этого акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем подобным бумагам.
- Начнем с того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, так что сейчас все акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – надо обязательно формировать акт по его типу.
- Акт можно писать на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании) или на обычном листе бумаги (лучше А4 формата), вручную или на компьютере — последний вариант удобнее всего, но в этом случае бланк потом нужно распечатать.
- Акт всегда надо составлять минимум в трех одинаковых экземплярах.
- Первый из них отправляется предприятию-изготовителю/поставщику груза,
- второй остается у организации-заказчика/покупателя,
- третий передается перевозчику.
Все три экземпляра должны быть подписаны ответственными лицами (членами комиссии).
- Проштамповывать бланк следует только в том случае, если условие об использовании штемпельных клише прописано в учетной политике организаций, представители которых составляют документ.
- Оформляя акт, следует быть предельно внимательным, скрупулезно описывая все найденные повреждения. Нужно помнить о том, что в ситуациях, когда дело доходит до разбирательств в судебной инстанции, именно этот документ зачастую становится главным доказательным аргументом.